Інформація про роботу архівного відділу за 2022 рік
Протягом 2022 року працівниками архівного відділу Дністровської районної державної (військової) адміністрації проводилась робота, спрямована на реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою та діловодством на території району.
Документи, які зберігаються в архівному відділі районної державної адміністрації є важливим джерелом інформації.
Станом на 1 січня 2023 року в архівосховищі Кельменців наявні 100 фондів, 27016 справ постійного терміну зберігання, з них 5296 од.зб. періоду незалежності.
У віддаленому робочому місці м.Сокиряни станом на 1 січня 2023 року налічується 140 фондів, всього 27804 од.зб., з них 7503 од.зб. періоду незалежності.
В архівосховищах віддаленого робочого місця м.Хотин на 01 січня 2023 року 158 фондів, 35998 од. зб. постійного терміну зберігання, з них 6352 од.зб. періоду незалежності.
Протягом 2022 року в читальному залі зареєстровано 9 нових користувачів, всього за звітний період працювали 14 користувачів, здійснено 38 відвідувань, видано 382 од.зб., зроблено копії 84 аркушів.
Відповідно до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020 - 2024 роки в Чернівецькій області працівниками архівного відділу райдержадміністрації було здійснено перевіряння наявності та фізичного стану документів 11 фондів, в загальній кількості 1303 од.зб.
З метою впорядкування архівосховищ переміщено 1231 справ всередині архівосховищ.
Знепилено 134 картонажів із повним вийманням документів та 460 погонних метрів картонажів, в’язок та стелажів.
Протягом 2022 року працівниками архівного відділу РВА спільно із юридичними особами-джерелами комплектування архівного відділу проведено науково-технічне опрацювання документів. Зокрема, впорядковано 1421 справ постійного зберігання, 169 од.зб. з кадрових питань та 323 од.зб. тимчасового зберігання, та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду в загальній кількості 6124 справи.
На державне зберігання протягом звітного періоду в архівний відділ згідно з описами №1, які були погоджені експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернівецької області прийнято документи в загальній кількості 645 од.зб. Всі документи було закартоновано.
Забезпечено складання 39 арк. історичних довідок до 9 фондів. Було забезпечено складання 18 описів на 1011 заголовків. Удосконалено та перероблено 7 описів справ постійного зберігання та з кадрових питань на загальну кількість 402 од.зб. та 211 од.зб. відповідно. Складено перевідні таблиці шифрів на 183 позиції.
Проводилася робота із оправлення та підшивки 888 одиниць зберігання архівних документів з основної діяльності.
В умовах зміни адміністративно-територіального поділу та реалізації реформи децентралізації в архівному відділі Дністровської районної державної (військової) адміністрації працівниками архівного проведена робота та сформовано новий список юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів – джерел формування Національного архівного фонду (далі - НАФ), які передають документи до архівного відділу Дністровської районної державної адміністрації (список №1 джерел комплектування архівного відділу РДА). Даний список погоджено згідно із протоколом засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Чернівецької області від 02 червня 2022 року № 6. До список №1 джерел комплектування архівного відділу РДА включено 55 юридичних осіб відповідно до їх місця та ролі у системі органів управління. Документи, що в них утворюються, мають важливе значення у суспільному, політичному, соціально-економічному та громадському житті Дністровського району та Чернівецької області в цілому.
Юридичним особам – джерелам формування Національного архівного фонду протягом звітного періоду надавалася методична та практична допомога в складанні і рецензуванні 5 номенклатур справ (всього на 721 статей), 3 інструкції з діловодства, 8 положень про експертну комісію, 7 положень про архівний підрозділ. Дані документи погоджені та затверджені ЕПК Держархіву Чернівецької області.
Проводилась робота з установами-джерелами формування НАФ. На юридичні особи списку № 1 оформлено 23 наглядових справ, до яких внесено номенклатури, інструкції, положення про експертні комісії та архівні підрозділи погоджені експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернівецької області.
За звітний період архівним відділом райдержадміністрації в цілому та його віддаленими робочими місцями в м.Сокиряни та м.Хотин забезпечено безперервне виконання запитів громадян і юридичних осіб, видавання архівних довідок, копій та витягів. Зокрема, упродовж 2022 року в архівний відділ РДА надійшло 779 запитів громадян та юридичних осіб, всі виконано вчасно. На особистому прийомі прийнято 571 звернення громадян. На всі питання надано відповіді, рекомендації, роз’яснення. Скарг від заявників щодо необґрунтованих або неповних відповідей до архівного відділу РВА не надходило.
За звітний період працівниками архівного відділу Дністровської РВА опрацьовано 779 запитів, видано всього 1051 архівних витягів та довідок, з них 590 майнового характеру (з позитивним результатом 549), 459 архівних довідок, витяги соціально-правового характеру (422 позитивних), із них 408 - про підтвердження трудового стажу. Підготовлено 3 відповіді з рекомендацією звернутись за місцезнаходженням документів.
Основна тематика запитів – це про виділення, надання та приватизація земельних ділянок, підтвердження трудового стажу роботи в колгоспах, зарахування певних років до трудового стажу, прийняття та звільнення з колгоспу, реформування колгоспів у селянські спілки, у ТзОВ, присвоєння або перейменування назв вулиць та ін.
Запити фізичних та юридичних осіб іноземних держав до архівного відділу не надходили. Запитів на платній основі немає.
В зв’язку із запровадженням карантинних обмежень та введенням воєнного стану для поліпшення роботи із зверненнями громадян, запити на отримання архівних довідок та витягів також приймалися на електронну пошту відділу (3047816361@mail.gov.ua).
За 2022 рік проводилося оцифрування, переведення в електронний вигляд описів справ на документи Національного архівного фонду. Оцифровано історичну довідку, описи фонду Виконавчого комітету Кельменецької районної ради народних депутатів та Кельменецької районної ради у кількості 11 описів на 191 арк. на 1651 од.зб.
Проведено 7 засідань експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації.
Щодня здійснювався контроль температурно-вологісного режиму в архівосховищах, результати спостереження фіксуються у відповідних журналах.
Протягом 2022 року проведено 3 зустрічні перевірки Головним управлінням Пенсійного фонду в Чернівецькій області щодо відповідності даних первинним документам, про зарахування до трудового стажу періоду роботи, наданих громадянам. В результаті перевірок встановлено, що усі надані відповіді відповідають первинним документам.
Начальник архівного відділу
районної військової адміністрації Інна РАРЕНКО
